Informacja prasowa, jak napisać tekst, który dziennikarz przeczyta

Informacja prasowa jest krótkim tekstem o wydarzeniu, które może zainteresować odbiorców danego medium: premierze produktu, wynikach badania, otwarciu oddziału, zmianie na ważnym stanowisku albo wspólnym projekcie. Nie jest reklamą ani artykułem, który dziennikarz ma opublikować w całości.

Dobry komunikat odpowiada na pytania: kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i dlaczego teraz. Dziennikarz powinien po kilku zdaniach wiedzieć, czy temat pasuje do jego rubryki.

Różnica między informacją prasową a tekstem sponsorowanym jest zasadnicza. Za informację nie płacisz, a medium samo decyduje, czy napisze o temacie i w jakim tonie. Dlatego ważne jest, żeby po wysyłce sprawdzić, jak komunikat został odebrany.

Przyjęty układ jest prosty i sprawdza się od lat:

Tytuł powinien mieścić się w jednej linii wiadomości. Lead musi działać samodzielnie, bo wielu dziennikarzy nie czyta dalej, jeśli pierwsze zdania nie zawierają konkretu.

Cytat ma wnosić opinię albo kontekst, a nie powtarzać fakty z poprzedniego akapitu. Liczby podawaj z źródłem i datą, bo dziennikarz może je sprawdzić.

Pisz krótkimi zdaniami, bez żargonu i bez wyrażeń, których nikt nie używa w rozmowie. Zamiast „innowacyjne rozwiązanie klasy premium” napisz, co produkt robi i dla kogo jest. Unikaj przymiotników, których nie da się sprawdzić, takich jak „największy” czy „najlepszy”, chyba że masz dane.

Pisz o odbiorcach medium, a nie o sobie. Dziennikarz zadaje sobie pytanie, dlaczego jego czytelników miałoby to obchodzić. Odpowiedz na nie w pierwszym akapicie.

Dopasuj komunikat do rodzaju medium. Portal branżowy chce szczegółów technicznych, serwis regionalny lokalnego kontekstu, a media ogólnokrajowe wyraźnego związku z tym, co ludzie robią lub czują.

Wiadomość wysyłaj do konkretnych osób, które piszą o Twoim temacie, a nie do wszystkich. Krótki, spersonalizowany list z informacją w treści działa lepiej niż masowa wysyłka z ciężkim załącznikiem.

Wybierz porę, kiedy redakcje pracują, najlepiej w środku tygodnia i przed południem. Unikaj poniedziałkowego ranka, kiedy skrzynki są pełne, oraz piątkowego popołudnia.

Przygotuj się na pytania. Osoba do kontaktu powinna odbierać wiadomości w dniu wysyłki i mieć gotowe dodatkowe dane, zdjęcia i zgodę na cytaty. Dziennikarz, który nie dostanie odpowiedzi w ciągu godziny, często zmienia temat.

Jeśli temat jest wrażliwy, ustal wcześniej stanowisko firmy na pytania krytyczne, żeby zespół odpowiadał spójnie.

Wysłanie komunikatu to dopiero połowa pracy. Po kilku godzinach i kilku dniach sprawdź, czy i gdzie temat się ukazał, w jakim tonie, jak przedstawiono firmę oraz czy przytoczono właściwe dane.

Ręczne szukanie w portalach jest żmudne i łatwo coś przeoczyć, szczególnie gdy tekst ukazał się w serwisie regionalnym albo na blogu. Tu pomaga monitoring mediów. Ustawiasz frazę, na przykład nazwę firmy i tytuł akcji, a narzędzie zbiera publikacje z portali, blogów i forów, usuwa duplikaty i ocenia wydźwięk. Po kilku dniach masz listę, która pokazuje, które media podjęły temat.

To także podstawa raportu po kampanii. Zobaczysz liczbę publikacji, ich zasięg i ton, a w planie ze szczegółowym raportem również wartość, którą można przedstawić zarządowi. O raportowaniu piszemy na stronie raport medialny, a o codziennym przeglądzie na stronie o przeglądzie prasy.

W Mediowo możesz zobaczyć, jak to wygląda, wpisując nazwę firmy w demo. Pokazujemy przykładowy raport: wzmianki, wykres dzień po dniu i ocenę wydźwięku, więc od razu widać, jak wygląda codzienny przegląd.

Pierwszy to brak wiadomości. Komunikat o ogólnej treści, na przykład o tym, że firma „rozwija się dynamicznie”, nie daje dziennikarzowi nic do napisania.

Drugi to zbyt długi tekst. Informacja powinna zmieścić się na jednej stronie, a szczegóły można dołączyć osobno.

Trzeci to brak materiałów. Bez zdjęć, danych i osoby do kontaktu redakcja szybko przechodzi do następnego tematu.

Czwarty to brak kontroli po publikacji. Jeśli nie sprawdzisz, co napisano, nie poprawisz błędnych danych, nie podziękujesz za dobry tekst i nie wyciągniesz wniosków na następny raz.

Piąty to wysyłka do wszystkich. Lista dopasowana do tematu jest krótsza, ale daje więcej publikacji.

Dobra informacja prasowa to konkretny temat, jasny lead i przygotowana osoba do kontaktu. Po wysłaniu trzeba jeszcze sprawdzić efekty i wyciągnąć z nich wnioski. Jeśli chcesz zobaczyć, ile mediów już o Tobie pisze, wpisz nazwę firmy w demo. Gdy potrzebujesz stałego przeglądu publikacji, porównaj plany w cenniku.